Hai mai pensato che i tuoi documenti riservati, una volta stampati o scansionati, potrebbero finire nelle mani sbagliate? La gestione documentale è una questione di sicurezza cyber, vediamo perché.
Stampanti, multifunzioni e scanner fanno parte della rete aziendale, sono connessi con altri dispositivi e accessibili tramite mobile e su piattaforme cloud. La loro capacità di memorizzare documenti e dati sensibili li rende dei nodi critici, quindi potenzialmente vulnerabili al pari di un pc o di un server.
Documenti e sicurezza: come li gestisci?
Due domande da porsi per valutare il livello di sicurezza legato alla gestione documentale in azienda:
- Quando stampo un documento, chi ha accesso alla macchina per recuperarlo?
La risposta dipende sicuramente dall’ubicazione della macchina: se si trova su un corridoio di passaggio il documento sarà più a rischio rispetto a quello stampato su una macchina posta a pochi centimetri dalla scrivania di chi l’ha stampato.
- Quando un documento viene scansionato, dove viene salvato?
Se lo si trova su una cartella personale e non accessibile ad altri è sicuramente più al sicuro rispetto al salvataggio in uno spazio sul server a cui decine di collaboratori possono accedere.
Come si può rendere la gestione documentale più sicura?
Se stampi un documento riservato e vuoi essere certo che nessuno se ne impossessi, esite una funzionalità che richiede un PIN per il rilascio della stampa. Inoltre, in questo modo non ti dimentichi il documento stampato (già, perché di solito circa il 10% dei documenti non viene prelevato dalla stampante).
Un esempio di come la gestione documentale sia legata alla sicurezza
Dimenticare sulla stampante un documento riservato può rivelarsi pericoloso:
USA, 2004
In un Ufficio Governativo viene stampato un documento riservato sulla sicurezza nazionale e su alcune operazioni militari in Medio Oriente. Subito dopo viene dimenticato sulla macchina in un’area pubblica accessibile anche ai non autorizzati che presero visione delle informazioni contenute nella stampa. Questa negligenza portò a una pericolosa fuga di informazioni, facendo molto scalpore e mettendo in pericolo la vita degli agenti sul campo. Scoppiò quindi un caso che portò a un’inchiesta interna sui protocolli di sicurezza.
Stampanti come punti di accesso per gli hacker
Se una stampante è in rete rappresenta potenzialmente un punto di accesso per i malintenzionati. I nostri sistemi di stampa professionali sono configurati per soddisfare le esigenze in ambito di cybersecurity per una gestione documentale efficiente e sicura.
Kyocera Cloud Print and Scan: la soluzione per rendere più sicuri i processi di stampa
Garantire la sicurezza dei tuoi documenti è possibile scegliendo la soluzione Cloud Print and Scan di Kyocera. Grazie a questo strumento è possibile attivare la funzione di rilascio sicuro della stampa previa autenticazione dell’utente con badge aziendale o username e password. Inoltre, è possibile assegnare politiche di stampa a gruppi di utenti aziendali. Per approfondire clicca qui.
Scegliendo un fornitore di stampanti e multifunzioni Kyocera a noleggio come Core Up di Brescia significa avere a disposizione un parco macchine con tutte le funzionalità necessarie a permetterti di lavorare in modo efficiente e sicuro e una squadra di tecnici specializzati.
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